Каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью улучшать свои HR-процессы. Это может быть связано с расширением штата сотрудников или желанием повысить эффективность. В любом случае, оптимизация HR-процессов способна пойти на пользу всей компании. В этой статье мы разберемся, как можно повысить эффективность HR-процессов при помощи автоматизации.
Как работает HRM-система?
HRIS (Human Resource Information System) и HRM (Human Resource Management) системы помогают улучшить работу не только HR-менеджера, но и всего коллектива.
Self-management
Самое первое и простое, что можно автоматизировать – это self-management или absence management, то есть, управление отсутствиями сотрудников. Давайте посмотрим на этот процесс на примере системы автоматизации Hurma System. В системе реализованы следующие запросы: отпуск, больничный, работа из дома, отсутствие за свой счет, командировка, переработка, работа в выходные, перенос рабочего времени. Работает это следующим образом. У каждого сотрудника в системе есть свой собственный профиль, где он или она может сделать необходимый запрос.
После чего HR-менеджер и все ответственные (руководитель отдела, например) сразу получают уведомление о запросе и могут его утвердить или отклонить. При этом сотрудник изначально видит, сколько дней отпуска или больничных ему или ей доступно. Автоматизация такого простого процесса экономит уйму времени как HR-у, так и сотруднику. Больше не нужно выяснять, когда можно уйти в отпуск и на сколько дней. Система автоматизации отобразит все данные и ускорит утверждение запроса.
Митинги и мероприятия
В HRM-системе вы можете создать необходимое мероприятие, назначить встречу или митинг. Если у сотрудника возникают какие-то вопросы, он или она может сделать запрос на 1:1 встречу с HR-специалистом или руководителем. Если пришло время пересмотреть достижения и эффективность работы сотрудника, вы можете в один клик назначить ему или ей Performance review. Сотрудник получит уведомление и приглашение пройти анкету с предварительными вопросами для встречи.
Что касается любых мероприятий, программа для оптимизации HR-процессов позволяет создавать и планировать события и отправлять напоминания о них своим сотрудникам. Все эти действия отображаются в календаре, который можно синхронизировать со своим Google-календарем, чтобы точно ничего не пропустить.
Опросы и обратная связь
Обратная связь от сотрудников очень ценна для развития компании. Именно от них вы можете узнать, что стоит улучшить, от чего отказаться и что добавить. Но, чем больше у вас сотрудников, тем сложнее собирать фидбэки. Этот процесс тоже можно оптимизировать и ускорить при помощи HRM-системы. Например, в Hurma System есть удобный конструктор опросов, в котором вы можете создавать разные виды ответов и выстраивать логику опросника, когда следующий вопрос зависит от ответа на предыдущий.
Опросы можно делать открытыми и анонимными. Каждый сотрудник получит уведомление об опросе и сможет его пройти. После прохождения, HR-специалист получит все ответы и сможет их проанализировать.
Статистика и аналитика
Оптимизация любых процессов нуждается в анализе. HRM-система автоматически собирает данные по процессам HR и рекрутинга за разные периоды. Это позволяет HR-менеджеру отслеживать динамику и анализировать, какие действия привели к текущим результатам.
Статистика в HR-системе может включать данные по текучести персонала, проведении 1:1 встреч, эффективности каналов рекрутинга, открытым и закрытым вакансиям и многом другом.
HRM-система для оптимизации
HR-менеджер – комплексный специалист, в задачи которого входит много рутины вроде начисления отпусков, и куда более сложные задачи вроде построения корпоративной культуры. Из-за этого важно освобождать время, которое уходит на рутину, и оптимизировать ежедневные задачи.
Как видите, HR-система неплохо справляется с оптимизацией процессов. Мы описали только основные функции. Современные системы способны сэкономить уйму времени не только HR-специалисту, но и каждому сотруднику в компании за счет автоматизации рутины. Внедрив всего один инструмент, вы существенно повысите эффективность работы вашей компании.
